Der §9 Abs.1 des Einkommensteuergesetzes (EstG) regelt die steuerliche Behandlung von Werbungskosten, zu denen auch Reisekosten gehören. Demnach können Arbeitnehmer und Selbstständige, die beruflich bedingte Reisen unternehmen, die entstandenen Reisekosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Reise beruflich veranlasst ist und in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der ausgeübten Tätigkeit steht. Zu den absetzbaren Reisekosten zählen in der Regel die Ausgaben für An- und Abreise, Unterkunft, Verpflegung, aber auch Reisenebenkosten wie z.B. Mautgebühren oder Parkgebühren. Es gelten jedoch bestimmte Höchstgrenzen und Nachweispflichten, die beachtet werden müssen, um die Abzugsfähigkeit der Reisekosten sicherzustellen.
U.R.
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Gestellte Fragen
Grundsätzlich können Sie Reisekosten steuerlich absetzen, wenn diese beruflich veranlasst sind. Dazu gehören folgende Kosten:
Fahrtkosten: Die Kosten für die An- und Abreise zum Dienstort können als Reisekosten geltend gemacht werden. Hierbei können Sie zwischen der Entfernungspauschale oder den tatsächlichen Kosten für die Fahrt (z.B. bei Nutzung des eigenen PKWs) wählen.
Verpflegungsmehraufwendungen: Hierbei handelt es sich um die Kosten für Mahlzeiten, die Sie auf Dienstreisen zu sich nehmen. Es gibt hierbei unterschiedliche Pauschalen je nach Reiseziel und Reisedauer, die Sie in Ihrer Steuererklärung angeben können.
Übernachtungskosten: Die Kosten für eine Übernachtung auf Dienstreisen können in der Regel als Reisekosten abgesetzt werden. Auch hier gibt es unterschiedliche Pauschalen je nach Reiseziel und Reisedauer, die Sie nutzen können.
Reisenebenkosten: Dazu zählen z.B. Telefon- und Internetkosten, Parkgebühren, Mautgebühren oder Kosten für öffentliche Verkehrsmittel vor Ort.
Wichtig ist, dass die Reisekosten tatsächlich beruflich veranlasst sind und nicht privat. So sind z.B. Kosten für einen privaten Urlaub oder für eine private Fortbildung nicht steuerlich absetzbar. Zudem müssen Sie für alle Reisekosten, die Sie steuerlich geltend machen möchten, Belege (z.B. Quittungen, Rechnungen, Tickets) aufbewahren und in der Steuererklärung angeben.
Für die steuerliche Absetzbarkeit von Reisekosten müssen Sie in der Regel Nachweise erbringen. Dazu gehören beispielsweise:
Fahrtkosten: Für die steuerliche Anerkennung von Fahrtkosten benötigen Sie Nachweise über die tatsächlich angefallenen Kosten, z.B. Tankbelege, Quittungen für Reparaturen oder Inspektionen. Nutzen Sie ein privates Fahrzeug für berufliche Zwecke, sollten Sie ein Fahrtenbuch führen, in dem Sie die beruflich gefahrenen Kilometer aufzeichnen.
Verpflegungsmehraufwendungen: Hierbei benötigen Sie keine Belege. Allerdings müssen Sie in Ihrer Steuererklärung angeben, wann und wo Sie sich aufgehalten haben und welcher Pauschbetrag für die Verpflegungsmehraufwendungen gilt.
Übernachtungskosten: Für die steuerliche Anerkennung der Übernachtungskosten müssen Sie eine Rechnung oder Quittung vorlegen, aus der die Aufenthaltsdauer, der Name des Hotels, der Übernachtungspreis sowie alle weiteren Nebenkosten hervorgehen.
Reisenebenkosten: Für Reisenebenkosten, wie z.B. Telefon- oder Internetkosten, benötigen Sie entsprechende Belege, die die angefallenen Kosten ausweisen.
Wichtig ist, dass Sie alle Belege sorgfältig aufbewahren und gegebenenfalls auch noch Jahre später vorlegen können. Eine ordentliche Belegbuchhaltung ist unerlässlich, um Ihre Reisekosten bei der Steuererklärung absetzen zu können.
Für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten können Sie bestimmte Pauschalen nutzen, um die steuerliche Absetzbarkeit zu erleichtern. Die Pauschalen unterscheiden sich je nach Reisedauer und Reiseziel.
- Verpflegungsmehraufwendungen: Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen richten sich nach der Dauer der Dienstreise. Bei einer eintägigen Dienstreise steht Ihnen eine Pauschale von 14 Euro zu, bei mehrtägigen Dienstreisen können Sie die folgenden Pauschalen nutzen:
- Abwesenheit von 24 Stunden: 28 Euro
- Abwesenheit von 14 bis 24 Stunden: 24 Euro
- Abwesenheit von 8 bis 14 Stunden: 14 Euro
- Übernachtungskosten: Die Pauschalen für Übernachtungskosten sind abhängig vom Reiseziel. In Deutschland beträgt die Pauschale in der Regel 20 Euro pro Übernachtung. In anderen Ländern können die Pauschalen deutlich höher ausfallen. Hierbei gibt es jedoch je nach Land und Region Unterschiede, so dass es empfehlenswert ist, sich vorher bei einem Steuerberater oder auf den offiziellen Seiten des Bundesfinanzministeriums zu informieren.
Wichtig ist zu beachten, dass Sie immer nur die Pauschalen oder die tatsächlich entstandenen Kosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen können, nicht aber beides gleichzeitig.
Ja, auch für beruflich veranlasste Auslandsreisen können Sie Reisekosten in der Regel steuerlich absetzen. Dabei gelten allerdings einige Besonderheiten:
Verpflegungsmehraufwendungen: Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen sind bei Auslandsreisen abhängig vom jeweiligen Reiseland und können sich deutlich von den Pauschalen für Inlandsreisen unterscheiden. Für einige Länder gelten auch reduzierte Pauschalen, wenn beispielsweise eine Verpflegung durch den Arbeitgeber gestellt wurde.
Übernachtungskosten: Auch hier sind die Pauschalen von Land zu Land unterschiedlich. In einigen Ländern sind die Pauschalen deutlich höher als in Deutschland, in anderen Ländern können sie niedriger sein. In manchen Ländern ist es auch üblich, dass die Übernachtungskosten bereits in der Verpflegungspauschale enthalten sind.
Fahrtkosten: Auch Fahrtkosten für Auslandsreisen können in der Regel steuerlich abgesetzt werden. Hierbei sollten Sie allerdings beachten, dass es eventuell auch besondere Bestimmungen und Besonderheiten bei der Abrechnung von Fahrten im Ausland geben kann.
Wichtig ist, dass Sie für die steuerliche Anerkennung Ihrer Auslandsreisekosten auch alle erforderlichen Nachweise erbringen, wie beispielsweise Belege über die tatsächlich angefallenen Kosten, Nachweise über die Reisedauer und das Reiseziel, sowie Nachweise über den Anlass der Reise und den Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit. Es empfiehlt sich, sich vor der Abrechnung von Auslandsreisekosten von einem Steuerberater beraten zu lassen, um eventuelle steuerliche Besonderheiten und Bestimmungen im Vorfeld zu klären.
Für die Abgabe der Steuererklärung und die geltend gemachten Reisekosten gibt es unterschiedliche Fristen zu beachten.
Abgabe der Steuererklärung: Die allgemeine Abgabefrist für die Steuererklärung in Deutschland ist der 31. Juli des Folgejahres. Wenn Sie jedoch einen Steuerberater beauftragen oder eine Verlängerung der Frist beantragen, können Sie eine Fristverlängerung von maximal 7 Monaten erhalten, so dass Sie Ihre Steuererklärung bis zum 28. Februar des übernächsten Jahres abgeben können.
Geltendmachung von Reisekosten: Wenn Sie Reisekosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen wollen, sollten Sie beachten, dass die Belege hierfür mindestens bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf das Jahr der Reise folgt, aufbewahrt werden müssen. Das bedeutet, dass Sie die Belege für Reisekosten, die Sie beispielsweise im Jahr 2022 geltend machen wollen, bis zum 31. Dezember 2023 aufbewahren müssen. Bei der Geltendmachung von Reisekosten ist es daher wichtig, die Belege gut aufzubewahren und zu organisieren.
Wenn Sie die Fristen nicht einhalten, kann es zu Sanktionen und Strafen kommen. Es empfiehlt sich daher, die Fristen im Blick zu behalten und gegebenenfalls eine Verlängerung zu beantragen, wenn Sie die Steuererklärung nicht fristgerecht einreichen können.
Ja, Sie können einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein beauftragen, um Ihre Reisekosten abzusetzen. Insbesondere wenn Sie unsicher sind, welche Kosten Sie steuerlich geltend machen können oder welche Belege Sie benötigen, kann es sinnvoll sein, einen Experten zu Rate zu ziehen.
Ein Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein kann Ihnen nicht nur dabei helfen, die Steuererklärung korrekt auszufüllen und die Reisekosten richtig zu erfassen, sondern auch Fragen beantworten und mögliche Einsparmöglichkeiten aufzeigen. Darüber hinaus ist ein Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein auch in der Lage, Sie in Sachen Steuerrecht auf dem neuesten Stand zu halten.
Beachten Sie jedoch, dass die Beauftragung eines Steuerberaters oder Lohnsteuerhilfevereins mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Die Kosten können sich jedoch lohnen, wenn Sie dadurch höhere Steuerrückerstattungen erzielen oder Steuern sparen können.
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